公証コピー版の要求は時代遅れに
行政手続きの際に住民に「公証コピー版書類」の提出を求める運用は、もはやデジタル時代にはそぐわない。
にもかかわらず、依然として一部の地方機関では慣例のようにこの要求が続いており、市民や企業にとって負担となっている。
ドンナイ省が是正措置を指示
最近、ドンナイ省は省内の各局、各市町村人民委員会、及び公証機関に対して、こうした不適切な要求の是正を求めた。
具体的には、首相の行政簡素化方針に則っとり「原本からの写し」や「公証コピー版」を提出書類として要求することを禁止したのだ。
「安全策」で責任回避の姿勢
公証コピー版書類の提出を求める背景には、一部職員の「責任回避」の心理があるという。原本と写しを照合する作業に消極的で、トラブル回避のために「公証」を盾にしているケースもある。これは、行政改革の流れに逆行する行為である。
慣例化した「不必要な手間」
こうした不要な要求が慣習化し、「暗黙のルール」になっている現状も問題だ。
もし各行政機関が自ら手続きを見直し、不適切な書類要求を撤廃できれば、行政改革はより実効性を持つ。
現場職員の理解不足も課題
現場の職員が最新の規定を把握していないことも一因である。
特に「原本があれば公証コピー版は不要」といった規定が現場に浸透していない。職員研修では、法律知識だけでなく、実務に即した対応力や住民対応の意識も重視すべきである。
正確な情報提供で透明性を
正しい制度運用のためには、市民への明確な情報提供も欠かせない。
たとえば、「原本がある場合は公証コピー版不要」といった表記を、申請窓口に掲示するだけでも効果がある。SNSやウェブサイトなど、行政からの発信ももっと積極的に行うべきだ。
市民も知識をアップデート
市民側も、制度変更や手続きの簡素化に関する情報を積極的に得る必要がある。いちいち印刷・コピー・公証するのは非効率であり、電子データを前提とした行政手続きが今後の主流となる。
データ連携とシステム整備が鍵
そのためには、各行政機関間のデータ共有とシステム連携が不可欠である。
住民の基本情報や証明書類がすでにデータベースに登録されているなら、原本提示や認証写しの提出は不要となるはずだ。
将来は「クリック一つ」で完結へ
今後は、市民がオンラインで書類をアップロードし、窓口で原本確認を一度行えば手続きが完了するような仕組みが理想である。
「印刷 → コピー → 認証 → 提出」といった旧来の流れを、デジタルで簡素化し、より迅速で透明な行政へと進化させる必要がある。
※本記事は、各ニュースソースを参考に独自に編集・作成しています。
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